XRechnung Kleinunternehmer: Pflicht oder Kür 2025?

Ich baue mit nolte-apps Rechnungssoftware für deutsche Kleinunternehmer und habe XRechnung- sowie ZUGFeRD-Export anhand der BMF-Anwendungsschreiben zur E-Rechnung selbst umgesetzt. Die Quellen zu diesem Artikel findest du am Ende.

XRechnung Kleinunternehmer — diese Suche taucht seit Anfang 2025 überall auf. Die Kurzantwort: Nein. Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG musst du keine XRechnung versenden. Der Bundesrat hat das im Jahressteuergesetz 2024 am 22.11.2024 beschlossen [Quelle: BMF-FAQ zur E-Rechnung]. Die Befreiung gilt dauerhaft, nicht nur übergangsweise. Eine zweite Pflicht bleibt trotzdem: Du musst E-Rechnungen von Geschäftspartnern empfangen können. Diese zwei Dinge werden oft verwechselt, und genau diese Verwechslung sorgt seit Monaten für Verunsicherung bei Freelancern und Kleinunternehmer:innen. Hier die Auflösung — mit allen Fristen, Ausnahmen und einer Schritt-für-Schritt-Checkliste.

Was XRechnung und ZUGFeRD überhaupt sind

E-Rechnung heißt nicht „Rechnung als PDF“. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes Datenformat. Buchhaltungssysteme lesen es automatisch aus. Niemand muss Zahlen manuell abtippen, Beträge manuell zuordnen oder Rechnungen manuell verbuchen. Das ist der eigentliche Sinn dahinter: weniger manuelle Nachbearbeitung, weniger Übertragungsfehler, schnellere Zahlungsfreigabe. Zwei Formate sind in Deutschland üblich:

• XRechnung — ein reines XML-Format nach dem EU-Standard EN 16931 (CII- oder UBL-Syntax). Es gibt keine visuelle Darstellung — ohne passende Software siehst du nur Rohdaten. Ursprünglich für Rechnungen an Behörden (B2G) entwickelt und über das Peppol-Netzwerk oder direkten Upload versendet.
• ZUGFeRD (auch Factur-X genannt, international abgestimmt mit Frankreich) — ein PDF mit eingebetteter XML-Struktur, nach demselben EN-16931-Standard. Du öffnest es wie ein normales PDF und siehst ein lesbares Layout. Buchhaltungssoftware liest zusätzlich die eingebettete XML aus, ein Mensch braucht dafür kein Spezialprogramm.

Beide Formate erfüllen dieselbe gesetzliche Anforderung an eine „elektronische Rechnung“. Der Unterschied liegt darin, wer die Datei öffnet und womit. Die folgende Tabelle fasst zusammen, wann welches Format in der Praxis sinnvoll ist:

Übertragen wird eine XRechnung meist über das Peppol-Netzwerk: Du registrierst dich einmalig bei einem zertifizierten Peppol-Access-Point, ähnlich wie bei einem Mobilfunkanbieter, und der Access Point stellt die Rechnung an den Access Point deines Empfängers zu — unabhängig davon, welchen Anbieter der Empfänger gewählt hat [Quelle: e-rechnung-bund.de, Peppol]. Für ZUGFeRD reicht dagegen meist der ganz normale Versandweg per E-Mail, da die Datei als lesbares PDF ankommt und die eingebettete XML nur bei Bedarf ausgelesen wird.

Die drei Übergangsphasen 2025–2028

Die Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz vom 27.3.2024. Der Zeitplan hat drei Stufen [Quelle: Übergangsfristen-Leitfaden von eu-rechnung.de]:

1. 2025–2026: Papierrechnungen im inländischen B2B-Geschäft bleiben erlaubt. Ein einfaches PDF darfst du nur mit Zustimmung des Empfängers verschicken — diese Zustimmung ist formlos möglich, zum Beispiel indem der Kunde weiterhin klaglos PDF-Rechnungen entgegennimmt. Ohne eine solche (auch stillschweigende) Zustimmung ist ab 2025 formal eine E-Rechnung fällig, faktisch wird das in dieser ersten Phase aber kaum durchgesetzt.
2. 2027: Lag dein Vorjahresumsatz (2026) bei maximal 800.000 Euro, darfst du weiter Papier ausstellen. Darüber bleibt zumindest das EDI-Verfahren erlaubt, sofern der Empfänger zustimmt. EDI (Electronic Data Interchange) ist ein älterer, strukturierter Datenaustausch-Standard zwischen Unternehmen, der in vielen Branchen (etwa im Handel) schon vor der E-Rechnungspflicht verbreitet war und als Übergangslösung weiter zulässig bleibt.
3. Ab 2028: Alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich müssen Rechnungen elektronisch versenden — unabhängig vom Umsatz, unabhängig von der Unternehmensgröße. Die 800.000-Euro-Schwelle aus Phase 2027 entfällt dann ersatzlos.

Diese Fristen gelten für Unternehmen allgemein. Für dich als Kleinunternehmer setzt die Ausnahme im nächsten Abschnitt eine Stufe davor an: Die drei Phasen oben betreffen nur den Versand, und genau von dieser Versandpflicht bist du dauerhaft ausgenommen. Die Grafik unten stellt beide Zeitachsen nebeneinander:

Warum Kleinunternehmer dauerhaft befreit sind

Der Bundesrat hat mit dem Jahressteuergesetz 2024 am 22.11.2024 eine dauerhafte Befreiung beschlossen. Sie gilt für alle Kleinunternehmer nach § 19 UStG [Quelle: BMF-FAQ zur E-Rechnung]. Anders als die Übergangsfristen oben ist das keine befristete Schonfrist. Es ist eine feste Ausnahme, unabhängig davon, welches Jahr gerade läuft. Du darfst weiter normale PDF- oder Papierrechnungen ausstellen — auch 2028, auch danach.

Diese Ausnahme wurde bewusst so gestaltet, weil das ursprüngliche Wachstumschancengesetz vor allem größere Unternehmen mit vorhandener Buchhaltungsautomatisierung im Blick hatte. Für Kleinunternehmer mit wenigen Rechnungen im Monat wäre eine verpflichtende Umstellung auf strukturierte E-Rechnungsformate ein unverhältnismäßiger administrativer Aufwand gegenüber dem Nutzen — deshalb hat der Gesetzgeber diese Gruppe im Jahressteuergesetz 2024 gezielt herausgenommen.

Was das praktisch bedeutet

Du musst nicht in XRechnung oder ZUGFeRD fakturieren. Ob du es trotzdem tust, entscheidest du. Nicht der Gesetzgeber. Ein normales PDF, das die Pflichtangaben nach § 14 UStG enthält, reicht rechtlich weiterhin aus.

Nicht verwechseln: die separate Kleinunternehmergrenzen-Reform 2025

Neben der E-Rechnungspflicht hat das Jahressteuergesetz 2024 noch eine zweite, komplett unabhängige Änderung gebracht: neue Umsatzgrenzen für den Kleinunternehmerstatus selbst. Seit 2025 giltst du als Kleinunternehmer, wenn dein Vorjahresumsatz maximal 25.000 Euro netto betrug (vorher 22.000 Euro) und dein Umsatz im laufenden Jahr 100.000 Euro netto nicht übersteigt (vorher galt ein prognostizierter Wert von 50.000 Euro) [Quelle: IHK Region Stuttgart, Kleinunternehmerregelung].

Der wichtigste Unterschied zur alten Regelung: Früher zählte eine Prognose zu Jahresbeginn, und ein unvorhergesehenes Überschreiten war für den Status im laufenden Jahr unschädlich. Seit 2025 ist die 100.000-Euro-Grenze ein harter Echtwert — sobald dein tatsächlicher Umsatz sie im laufenden Jahr überschreitet, endet der Kleinunternehmerstatus unterjährig und sofort, ab genau dem Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird. Diese Grenzen-Reform hat mit der E-Rechnungspflicht selbst nichts zu tun, entscheidet aber mit darüber, ob und ab wann für dich stattdessen die regulären Übergangsfristen für die E-Rechnung gelten.

Eine weitere Neuerung seit 2025, die ebenfalls oft mit der E-Rechnung verwechselt wird: Die Kleinunternehmerregelung gilt seither auch EU-weit. Wenn dein Umsatz in anderen EU-Ländern jeweils im Vorjahr und im laufenden Jahr die Grenze von 100.000 Euro netto nicht übersteigt, kannst du die Kleinunternehmerregelung auch dort anwenden, statt dich in jedem EU-Land einzeln umsatzsteuerlich registrieren zu müssen [Quelle: IHK Region Stuttgart, Kleinunternehmerregelung]. Auch das ist unabhängig von der XRechnung-Versandpflicht — betrifft aber denselben Personenkreis und wird deshalb häufig in denselben Atemzug wie die E-Rechnungspflicht genannt.

Wann du trotzdem eine E-Rechnung brauchst

Die Befreiung schützt vor einer gesetzlichen Pflicht. Sie schützt nicht vor praktischen Gründen, die im Alltag trotzdem für eine E-Rechnung sprechen:

• Öffentliche Auftraggeber (B2G): Rechnungen an Bund, Länder und viele Kommunen laufen meist schon länger nur als XRechnung — das gilt unabhängig von deinem Kleinunternehmerstatus, sobald du an eine Behörde fakturierst.
• Kundenwunsch: Größere Geschäftskunden mit eigener Buchhaltungsautomatisierung bitten oft direkt um eine E-Rechnung, weil sie so Rechnungen automatisiert einlesen. Ein gesetzlicher Anspruch besteht dafür nicht, aber es kann eine Vertragsbedingung sein, über die du dich vorher informieren solltest.
• Eigener Vorteil: Ein ZUGFeRD-PDF sieht aus wie ein gewohntes PDF. Es lässt sich zusätzlich automatisiert verarbeiten. Das kann Zahlungen beschleunigen, weil es beim Kunden schneller durch die Freigabe läuft.
• Zukunftssicherheit: Wenn du absehbar über die Kleinunternehmergrenze wächst, kann eine frühzeitige Umstellung den späteren Pflicht-Umstieg entschärfen, weil du dann schon vor dem eigentlichen Wechsel zur Regelbesteuerung an das Format gewöhnt bist.
• Nachvollziehbarkeit bei einer Betriebsprüfung: Strukturierte E-Rechnungsdaten lassen sich bei einer steuerlichen Außenprüfung oft schneller zuordnen und plausibilisieren als eine lose Sammlung von PDF- oder Papierrechnungen.

Was für Kleinunternehmer wirklich Pflicht bleibt

Die Versandbefreiung ändert nichts an einer zweiten, unabhängigen Pflicht. Seit dem 1.1.2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können — auch Kleinunternehmer [Quelle: BMF-FAQ zur E-Rechnung]. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür meist aus, eine spezielle Empfangsplattform ist nicht vorgeschrieben. Wichtig ist, dass du die Datei danach GoBD-konform archivieren kannst: unveränderbar, nachvollziehbar, über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinweg auffindbar. Ein PDF im E-Mail-Postfach liegen zu lassen, erfüllt das streng genommen nicht — ein strukturierter Ablageort (lokal oder in der Rechnungssoftware) ist die sauberere Lösung.

Genau diesen Teil übersehen viele Kleinunternehmer. Die Berichterstattung rund um die E-Rechnungspflicht 2025 konzentriert sich fast ausschließlich auf die Versandpflicht und die Übergangsfristen für größere Unternehmen — die Empfangspflicht für alle, inklusive Kleinunternehmer, wird deutlich seltener erwähnt, obwohl sie schon seit dem 1.1.2025 gilt.

Zur Archivierungsfrist selbst: Seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) ist die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege — und damit auch für empfangene und ausgestellte Rechnungen — von zehn auf acht Jahre verkürzt worden, rückwirkend für alle Belege, deren Frist Anfang 2025 noch nicht abgelaufen war [Quelle: IHK München, Aufbewahrungspflichten]. Für Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare gilt weiterhin die 10-Jahres-Frist — die Verkürzung betrifft speziell die laufenden Buchungsbelege.

Häufige Missverständnisse

• „Kleinunternehmer sind komplett von der E-Rechnung befreit.“ Falsch — nur von der Versandpflicht. Die Empfangspflicht gilt unverändert.
• „Die Befreiung läuft 2028 aus, wie die Übergangsfristen für andere Unternehmen.“ Falsch — die Kleinunternehmer-Ausnahme ist an keine der drei Übergangsstufen gekoppelt und hat kein Ablaufdatum.
• „Wer freiwillig XRechnung nutzt, verliert den Kleinunternehmerstatus.“ Falsch — der Status hängt allein vom Umsatz nach § 19 UStG ab, nicht vom gewählten Rechnungsformat.
• „Ein normales PDF ist automatisch eine gültige E-Rechnung.“ Falsch — ohne strukturierte, maschinenlesbare XML-Daten (wie bei XRechnung oder ZUGFeRD) gilt ein reines PDF rechtlich nicht als E-Rechnung im Sinne der EN 16931.
• „Die Kleinunternehmer-Ausnahme bei der E-Rechnung und die Kleinunternehmergrenzen sind dasselbe Thema.“ Falsch — das sind zwei unabhängige Regelungen aus demselben Gesetz. Die eine betrifft, ob du XRechnung versenden musst, die andere, ob du überhaupt Kleinunternehmer bist (siehe Abschnitt oben).
• „Wenn ich die Umsatzgrenze überschreite, bleibt mir das laufende Jahr noch als Kleinunternehmer.“ Seit 2025 falsch — der Wechsel zur Regelbesteuerung erfolgt unterjährig und sofort ab dem Umsatz, mit dem die 100.000-Euro-Grenze überschritten wird.

Wie du XRechnung und ZUGFeRD in Voilà Rechnungen erzeugst

Falls du dich — trotz Befreiung — für ein E-Rechnungsformat entscheidest, läuft das in Voilà Rechnungen direkt im Dashboard, ohne separate Software oder manuelle XML-Erstellung:

1. Rechnung wie gewohnt im Dashboard erstellen, mit Kunden- und Positionsdaten.
2. Über die Aktion „ZUGFeRD (PDF+XML)“ ein PDF/A-3b mit eingebetteter, EN-16931-konformer XML-Struktur erzeugen — sieht für deinen Kunden aus wie ein normales PDF, lässt sich zusätzlich automatisiert einlesen.
3. Alternativ die XRechnung-XML separat aus dem Dashboard herunterladen, zum Beispiel für Rechnungen an Behörden (B2G), die ausschließlich reines XML akzeptieren.
4. Für die Steuerkanzlei: Listen- und Buchungsdaten zusätzlich als DATEV-kompatible CSV exportieren, unabhängig vom gewählten Rechnungsformat.

Bis zu 10 Rechnungen im Monat sind das im kostenlosen Plan enthalten, ohne Kreditkarte oder Installation.

Was das für die Zusammenarbeit mit deiner Steuerkanzlei bedeutet

Auch wenn du als Kleinunternehmer weiterhin normale PDF-Rechnungen ausstellen darfst, ändert das nichts daran, dass deine Buchhaltung sauber bei der Steuerkanzlei ankommen muss. Zwei Punkte lohnen sich, vorab mit deiner Kanzlei zu klären:

• Format der Übergabe: Manche Kanzleien wünschen sich strukturierte Daten (z. B. DATEV-CSV) statt gesammelter PDFs, um manuelle Nachbuchungen zu reduzieren — unabhängig davon, ob du XRechnung oder ZUGFeRD nutzt.
• Eingehende E-Rechnungen: Frag nach, wie eingehende XRechnung- oder ZUGFeRD-Dateien am liebsten übergeben werden sollen, damit die Empfangspflicht nicht nur technisch, sondern auch organisatorisch sauber gelöst ist.

Voilà Rechnungen deckt beide Fälle ab: DATEV-kompatiblen CSV-Export für die Kanzlei und XRechnung/ZUGFeRD-Erzeugung für Kunden, die das ausdrücklich wünschen — unabhängig von deiner gesetzlichen Versand-Ausnahme als Kleinunternehmer.

Kurzübersicht: Wer wann versenden muss

Vereinfachte Übersicht auf Basis der oben verlinkten Quellen. Prüfe Einzelfälle (z. B. innergemeinschaftliche Lieferungen, Kleinbetragsrechnungen) im Zweifel mit deiner Steuerkanzlei.

Checkliste: In 15 Minuten startklar

1. Kleinunternehmerstatus prüfen. Lag dein Vorjahresumsatz bei maximal 25.000 Euro netto und bleibt dein laufender Jahresumsatz unter 100.000 Euro netto (Stand 2025)? Dann bist du Kleinunternehmer nach § 19 UStG und die Versand-Ausnahme greift.
2. Empfang sicherstellen. Stelle sicher, dass du eingehende E-Rechnungen (XRechnung-XML oder ZUGFeRD-PDF) öffnen, prüfen und GoBD-konform archivieren kannst — ein separater, strukturierter Ordner reicht oft schon aus.
3. Kunden und Behörden abfragen. Frag bei öffentlichen Auftraggebern oder großen Geschäftskunden nach, ob sie ausdrücklich eine E-Rechnung erwarten, bevor du die nächste Rechnung verschickst.
4. Format bewusst wählen. Entscheide bewusst, ob du trotz Befreiung auf XRechnung oder ZUGFeRD umsteigst — zum Beispiel, weil ein wichtiger Kunde danach fragt oder du Zahlungen beschleunigen willst.
5. Software prüfen. Falls du dich für ein E-Rechnungsformat entscheidest: Kannst deine aktuelle Rechnungssoftware XRechnung und ZUGFeRD ohne Umweg über Excel oder manuelle XML-Erstellung erzeugen?

Kurz zusammengefasst: XRechnung Kleinunternehmer ist keine Versandpflicht, sondern eine Wahl. Voilà Rechnungen erzeugt XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien direkt aus dem Dashboard, falls du dich dafür entscheidest, und bleibt bis zu 10 Rechnungen im Monat kostenlos.

Quellen

• BMF: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung zum 1. Januar 2025
• eu-rechnung.de: Übergangsfristen zur E-Rechnung 2025–2028
• IHK Dresden: E-Rechnung ab 2025 — Pflicht, Fristen, Ausnahmen
• IHK Region Stuttgart: Kleinunternehmerregelung, Umsatzgrenzen, § 19 UStG
• IHK München: Aufbewahrungspflichten von Steuerunterlagen
• e-rechnung-bund.de: Übertragungsweg Peppol

Weiterführende Ressourcen für Kleinunternehmer:innen

Für Fragen rund um deinen Kleinunternehmerstatus selbst — unabhängig von der E-Rechnungspflicht:

• IHK München: Kleinunternehmerregelung § 19 UStG im Überblick
• Gründerplattform: Kleinunternehmerregelung — alle Infos für Existenzgründer:innen